Главная→Программы для ПК→Современные формы конференций. Виды научных конференций

Современные формы конференций. Виды научных конференций

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

Общая характеристика конференций

Понятие и виды конференций

Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Используется в основном два вида конференций: научно-практические и пресс-конференции.

Научно-практические конференции .

Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники - менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.

По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов тезисов докладов, сведения об участниках.

Конференции, собирающие десятки и более сотни человек, требуют многомесячной подготовки. Подготовка к международным конференциям, проводимым на базе американских университетов, нередко начинается за год до её начала. Потенциальным участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заявкам отбирают участников. После этого формируется окончательная программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков) - общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.

Пресс-конференция - Пресс-конференцияорганизованная встреча журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации, и характеризующаяся возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Второе определение. Пресс-конференция - эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без (закрытая пресс-конференция).

Условия, предоставляемые для журналистов во время конференций.

Конференции (как научные, так и пресс-конференции), представляющие интерес для общественности, нередко освещаются в СМИ. Важно помнить, что журналист может быть абсолютно не знаком с организацией, проводящей конференцию, с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому организаторам следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит, содержащий 1) бэкгра-ундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.), 2) программу конференции, 3) список участников с и их краткой характеристикой, 4) тезисы наиболее важных и интересных докладов, 5) текст пресс-релиза. Организация связи (возможно, мини-пресс-офиса), питания и прочих условий для журналиста - элементарная вежливость организаторов в отношении к его работе. На крупных конференциях журналистам необходимы специальные комнаты со средствами связи, где можно брать интервью, желательно с телевизором, показывающим ход заседаний в нескольких залах. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая где развиваются наиболее интересные события.

Брифинг – краткая закрытая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.

Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.

ДНИ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ.

Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников занятых, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.

Широкая публика, как правило, - это прежде всего, местная общественность, посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны.

Приглашение родственников занятых в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях когда работа требует много времени и усилий.

Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.

Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и сопровождающих, выполняющих роль хозяев для гостей. День открытых дверей - своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей.

КРУГЛЫЙ СТОЛ.

Круглый стол - одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.

Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.

Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Удобно, если очередность представления задана порядком сидящих - например, по часовой стрелке. Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.

ВЫСТАВКИ, ЯРМАРКИ.

Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств PR во всем мире. Понятия «выставка» и «ярмарка» не всегда имеют одинаковое значение. Иногда под выставкой понимают демонстрацию достижений человека в областях науки, техники, промышленного производства, сельского хозяйства. Ярмарка - это экономическая выставка с правом продажи товаров со стенда, и проводится она периодично. Торговый показ (trade show) - аналог ярмарки, собирает в одном месте в определенное время группу поставщиков, представляющих физические экспонаты своих продуктов и услуг.

вопрос 17. Медиарилейшнз (Мedia relations)

Особое место в PR-деятельности имеют связи со СМИ (media relations). Данное направление работы получило название медиарилейшнз . Оно является особым, нередко главенствующим или даже единственным направлением PR-деятельности организации.

Средства массовой информации - это технические средства фиксации, копирования, тиражирования, хранения текстов и системного, постоянного распространения больших объемов словесной, образной и музыкальной информации, адресованного массовой аудитории.

Структура современной системы СМИ выглядит следующим образом:

Пресса (газеты, журналы, еженедельники и др.);

Аудиовизуальные СМИ (радио, телевидение, телетексты и др.);

Информационные службы.

Медиарилейшнз – это профессиональное и регулярное взаимодействие субъекта PR с различными средствами массовой информации (медиа), точнее – с журналистами, редакторами, руководителями и владельцами СМИ, которые составляют важнейший сегмент социальной среды организации.

Задачи медиарилейшнз состоят в налаживании и оптимизации взаимодействия субъекта PR со СМИ. Целевым же результатом является положительный имидж субъекта PR и прирост его паблицитного капитала.

В работе с этим сегментом используются и адаптируются в основном журналистские технологии ньюсмейкерства (формирование новостей) и ньюсмейкинга (освещение новостей).

Медиарилейшнз имеет ярко выраженную информационную специфику, акцент делается на создании и рассылке в СМИ различных материалов, в том числе пресс-релизов, PR-текстов, предоставлении журналистам проблемных и аналитических тем, эксклюзивных материалов, организации для них специальных мероприятий (событий) и т.п.

Пресс-релиз - Пресс-релизсообщение, подготовленное для журналистов и редакторов СМИ, о событии, мероприятии или другом информационном поводе. Его главная задача - сообщить новость таким образом, чтобы заинтересовать журналиста и побудить его обратиться за комментариями и дополнительной информацией.

Структура пресс-релиза представляет собой `перевернутую пирамиду`: сначала краткое изложение новости или события, затем - наиболее важные подробности (что, где, когда), если надо цитаты и разъяснения. Заканчивается пресс-релиз практической информацией - где и когда состоится/состоялось событие, условия аккредитации/получения дополнительной информации, а также имена, должности, телефоны и другие контактные данные тех людей, у которых журналист сможет аккредитоваться/получить дополнительную информацию.

Существует немало разнообразных средств и форм медиарилейшнз, среди которых в качестве традиционных и даже обязательных специалисты выделяют:

Информирование СМИ о субъекте PR;

Мероприятия для журналистов;

Мониторинг СМИ;

Подготовка выступлений представителей субъекта PR;

Подготовка и выпуск корпоративных СМИ (внутрикорпоративные газеты, телевидение, радио);

Организация и поддержание корпоративного сайта.

Медиарилейшнз включает:

Планирование и проведение информационных кампаний в СМИ (публикации в прессе, информационные сюжеты на радио и телевидении);

Планирование и проведение брифингов, пресс-конференций, «круглых столов», эксклюзивных интервью;

Профессиональный копирайт (сценарии, статьи, тексты выступлений и т.д.);

Представление интересов клиента в средствах массовой информации;

Консультации по вопросам позиционирования компании /продукта /акции в средствах массовой информации;

Организация и сопровождение пресс-туров;

Консалтинг по вопросам определения и анализа риск-факторов; разработка стратегии взаимодействия со СМИ в «кризисных» ситуациях;

Освещение в СМИ мероприятий клиента (участие в выставке, симпозиуме, конференции, презентации, открытие магазина, офиса, юбилейные мероприятия);

Тематический мониторинг СМИ и его анализ; пресс-клиппинг .

вопрос 18. Паблисити

Первое определение.

Паблисити (коммерческая пропаганда) - одно из направлений паблик релейшнз. Представляет собой неличное и, как правило, неоплачиваемое коммуникатором стимулирование спроса на его товар, услугу или саму фирму посредством распространения о них коммерчески важных сведений в средствах массовой информации.

Паблисити выполняют сугубо коммуникативную функцию, тогда как PR включают в себя еще и функцию управления.

Второе определение.

Паблисити - известность, популярность, создаваемая средствами массовой информации.

Другое определение: «паблисити» - это позитивная известность и признание организации, её персонала и её деятельности. Паблисити формируется основной деятельностью организации, отзывами клиентов и партнеров, а также средствами PR. Нередко термины «паблисити» и «имидж» используются как синонимы. Однако, паблисити - это в большей степени известность внешняя, для широкой публики, формируемая с широким использованием СМИ. А имидж может иметь меньшую аудиторию известности и в меньшей степени опираться на СМИ.

Для достижения своих целей паблисити (коммерческая пропаганда) использует многочисленные и разнообразные средства:

1) Связь со средствами массовой информации (пресса, телевидение, радио): рассылка в средства массовой информации пресс-релизов; организация фирмой пресс-конференций и брифингов, не которых обсуждаются проблемы ее деятельности; написание статей о самой фирме, ее сотрудниках, сфере деятельности; организация интервью руководителей и других сотрудников фирмы со средствами массовой информации; установление доброжелательных, а по возможности, и дружеских связей с редакторами и другими сотрудниками СМИ.

2) Паблисити посредством печатной продукции: публикация ежегодных официальных отчетов о деятельности фирмы; издание фирменного пропагандистского проспекта (адресаты рассылки – редакции СМИ, органы государственной власти и местного самоуправления, учебные заведения и т.д.); издание фирменного журнала.

3) Участие представителей фирмы в работе съездов и конференций профессиональных или общественных организаций.

4) Организация фирмой всевозможных мероприятий событийного характера: юбилей самой фирмы, годовщина присутствия на каком-то рынке, круглое число произведенных фирмой товаров (миллионный автомобиль, «юбилейный клиент»).

4) Другие средства паблисити: публичные выступления, благожелательное представление фирмы в художественных произведениях, со сцены.

вопрос 19. Спонсоринг

В отличие от меценатства, предполагающего бескорыстную заботу о благе других и готовность жертвовать для других своими личными интересами, спонсорство рассматривается как система взаимовыгодных отношений между спонсором и спонсируемой стороной, регламентируемых условиями договора.

Спонсоринг – это спонсорская деятельность фирмы, осуществляемая на принципе взаимности, интерактивная форма отношений с использованием таких инструментов, как реклама, стимулирование сбыта, “паблик рилейшнз”, личная продажа (таблица 1).

В настоящее время различают четыре вида спонсоринга:

1) спонсоринг в области спорта,

2) в области культуры,

3) социальный спонсоринг,

4) экоспонсоринг.

вопрос 20. Интернет как средство коммуникации

Значение Интерната для коммуникативного менеджмента трудно переоценить. Журналисты рассматривают Интернет как второй по значимости источник информации – после общения с живым человеком.

Использование Интернета для целей коммуникативного менеджмента начинается с создания и управления сайтом .

Для профессионального управления сайтом PR-специалисты должны соблюдать шесть правил веб-сайта :

2. Контактная информация. Если посетителю нужна дополнительная информация, то следует рассказать, как он может ее получить. Затем на запрос следует ответить.

3. Размещение информации. Поскольку мы читаем слева направо, то наиболее важная информации должна быть расположена в левой части экрана, чтобы посетитель прочитал ее в первую очередь.

4. Использование цвета. Цветные схемы важны, поскольку они не только влияют на время загрузки информации, но и представляют компанию. Лучше всего использовать стандартную цветовую гамму, которая легче всего воспринимается большинством компьютеров и просмотровых систем. Некоторые сочетания экзотических цветов тяжело воспринимать с экрана.

5. Легкость использования. Информация должна быть легко доступной и располагаться в логической последовательности. Гиперссылки должны быть точными и четко выделенными. Каждый уровень внутри сайта должен позволять пользователю возвращаться на предыдущий уровень или переходить к следующему. Посетитель также должен иметь возможность вернуться на главную страницу.

6. Цель. Цель сайта определяет количество и вид размещаемой информации. В целом, сайты делятся на три категории.

Модель присутствия: рассчитана на то, чтобы зафиксировать присутствие в Интернете, и служит целям продвижения организации, ее продуктов и услуг.

Информационная модель: загружена материалом, включая публикации из прессы, и рассчитана на то, чтобы создать полный портрет организации.

Модель электронной коммерции: рассчитана на создание и продвижение продаж.

Компания может взаимодействовать с целевыми аудиториями, используя специализированные Интернет-средства :

Электронные журналы;

Радиопрограммы в Интернете;

Доски объявлений;

Интернет-конференции;

Он-лайновые службы и почтовые серверы;

Электронные магазины;

И другие.

Интернет все шире используется для проведения исследований.

Вопрос 21 коммуникативный менеджмент внутри организации

Основная цель коммуникативного менеджмента внутри организации-воздействие на поведение работников организации

1) Формирование необходимых отношений в организации

2) Повышение уровня организационной культуры

3) Формирование корпоративного духа

4) Предупреждение кризисов в организации

Принципы и этические нормы коммуникативного менеджмента внутри орагнизации существенно не отличаются от внешнего коммуникативного менеджмента

Основные специфические черты внутри организационного коммуникативного менеджмента.

1) Другие средства для информации публики-работающих в организации людей

2) Главный объект воздействия является человек или малая группа, а не большие целевые аудитории

3) Люди в организации находятся в зависимых отношениях

4) Состав работающих в основном постоянный, а целевые задачи-переменные

Храктеристика целевой аудитории внутриорганизационного коммуникативного менеджмента

1) Целевая аудитория постоянна, но по своим внутригрупповым интересам и потребностям может сильно отличаться, что определяется характером работы персонала и занимаемыми должностями

2) Персонал организации сильно отличается по своим социально-демографическим характеристикам, стаж., национальный состав место проживания, социальный статус и другие

3) Отношение к администрации так же разное со стороны персонала организации

4) Для любой организации с позиции коммуникативного менеджмента выделяют три типа работников:

ü Активная, высоко вовлечённая публика

ü Лояльный к организации но не очень активный

ü Низко вовлечённые и пока не полностью удовлетворенные. В основном молодые сотрудники

Функции внутриорганизационного коммуникационного процесса

1) Информативная

2) Мотивационная функция-побуждение работников

3) Контрольная

4) Экспрессивная- способствование к эмоциональному выражению чувств, переживаний и отношений к происходящим. Удовлетворение социальных потребностей

Принципы

1) Регулярное исследование отношения персонала к организации и менеджменту

2) Последовательность и регулярность коммуникаций, сообщение как хороших так и плохих новостей

3) Персонификация и искренность коммуникаций их личный характер

4) В сообщениях для персонала нужно говорить о перспективах развития организации

5) Инновационность и креативность в выборе коммуникационных решений

6) Полицентризм и мультинаправленность коммуникаций

Направление коммутативного менеджмента:

1) Изучать уровень и степень информированности персонала, структурных подразделений по ключевым вопросам жизнедеятельности организации

2) Определять информированность административно управленческого аппарата об оценках его деятельности со стороны управляющего

3) Выявлять помехи, искажения, слухи наполняющие информационное поле

4) Выявлять неформальные коммуникационные сети и носителей определенных коммуникационных ролей для оказания им соответственной поддержки или подавления

5) Иметь систему внутрифирменного информирования работников, обеспечивающую прозрачность и гласность деятельности всех структурных подразделений

6) Организовывать неформальное общение руководство с рядовыми работниками орагинзации эффективную систему обратной связи

- - - - - - - - -- -

Вертикальные коммуникации делятся на

· Коммуникации вида рукововодитель

· Руководитель-рабочая группа

Слухи в организации

Слухи -совокупность оценочно нейтральных сведений, истиных или ложных, которые возникают из анонимных источников и распространяются по неформальным каналам

В отличие от неформальной информации они не обладают достаточной надежностью и возникают при дефиците или недоверии к информации идущей от руководства.

По отношению к каналу коммуникаций слухи, члены организации выполняют несколько ролей:

1) Посыльные

2) Интерпретаторы -добавляют к слухам собственные соображения

3) Скептики-те кто сомневается в достоверности слухов

4) Сторонники-те кто верят и отстаивают правоту

5) Принимающие решения-готовые действовать в соответствии со слухами

Информация распространяемая по каналу слухов встречает меньше критики.

Топ менеджмент так же может прибегать к каналу слухи в следующих случаях:

1) Нужно подготовить сотрудников к возможным изменениям

2) Подготовить к восприятию информации, носящей стрессовый или личностно значимый характер

Слухи носящие вред общей атмосфере компании должны пресекаться публично или путем запуска контр слуха.

Направление внутриорганизационных коммуникаций

1) Коммуникация сверху-вниз

· Приказы

· Инструкции

· Предписания

· Правила и процедуры

2) Коммуникации снизу-вверх –для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах, для доведения до сведений руководителя мнения работников.

3) Горизонтальные коммуникация-между сотрудниками на одном уровне иерархии

Вопрос 23 коммуникационная структура организации

Совокупность каналов с помощью которых осуществляете взаимодействие членов организации.

Коммуникационная структура бывает:

1) Централизованная - все коммуникации замыкаются на одном звене, взаимодействие осуществляется через одно центральное звено, которое выступает не только в качестве посредника но и источника, контролера коммуникация, имеющей форму вертикальных связей.

2) Полицентричная - сеть узлов в которых замыкается коммуникации

3) Децентрализованная – большая часть коммуникаций осуществляется напрямую, минуя центральное звено

Коммуникационная структура может рассматриваться в разрезе всей организации или ее отдельной части например подразделения.

Канал коммуникационной структуры:

1) Вертикальные-связывают субъектов разных уровней управления

2) Горизонтальные-одного уровня управления

3) Диагональные-субъектов разных звеньев и разных уровней управления.

Каналы :

1) Официальные

2) Неофициальные

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности. В сложной структуре заложена опасность искажения информации.

Вопрос 24 средства внутрифирменных коммуникаций

К числу основных средств внутрифирменных коммуникаций относят:

1) Письменный:

ü Внутрифирменные издания (бюллетени, журналы, многотиражные и настенные газеты, информационные листки, брошюры)

ü Информационные доски

2) Визуальные и аудиовизуальные

ü Видеокассеты

ü Внутреннее телевидение

ü Внутрифирменные радиостанции и информационные телефоны

ü Персональные беседы (при приеме на работу, регулярные беседы руководитель-подчинённый)

ü Групповые беседы, собрания (в рамках подразделений и ощие)

ü Конференции

4) Социальные средства

ü Подарки к персональным событиям

ü Социальная помощь сотрудникам

ü Оказание безвозмездной помощи в трудной ситуации

ü Организация бесплатных обедов

ü Клубы по интересам (кружки качества)

5) Общие мероприятия

ü Дни открытых дверей для членов семьи сотрудников

ü Совместные праздники

ü Совместные мероприятия для персонала

ü Культурно-развлекательные программы

ü Выставки

6) Средства обратной связи

ü Ящики для предложений и замечаний

ü Прием по личным вопросам

ü Прием по производственным вопросам

Большую роль играет коммуникативный менеджмент в системе неэкономического стимулирования персонала организации.

Средства неэкономического стимулирования персонала организации:

1) Устное поощрение, Похвала, благодарность

2) Представление высшему руководству положительных отзывов о успешных сотрудниках

4) Проведения конкурсов лучший по профессии. Лучший сотрудник

5) Вручение грамот и призов

6) Размещение фотографий потребителя на доске объявлений, на корпоративном сайте

7) Торжественное вручение фирменного значка за стаж и хорошую работу

8) Публикация статей о лучших сотрудников в СМИ и корпоративных СМИ

9) Вручение грамот соответствующего министерства, знаков ветерана труда и других

10) Создание кадрового управленческого резерва

11) Поздравление с днем рождения значимых сотрудников лично

12) Поощрение креативности и инициативы вознаграждениями

13) Проведение общефирменных мероприятий, посвященных значимым событиям

Каналы обратной связи с персоналом

1) Программа «говори!»

2) Программа «открытых дверей»

3) Программа «система собеседований через голову непосредственного начальства»

Согласно этой программе каждый сотрудник как минимум один раз в год должен обязательно побеседовать с руководителем своего руководителя

4) Опросы общественного мнения. Аннимность 90% рабочих, 1-2 раза в год.

Вопрос 25 функции внутриорганизационного коммуникативного менеджмента

1) Обеспечить гармоничность межличностных коммуникаций сотрудников обратив особое внимание на двустороннее обещание

2) Обеспечит во всех внутрифирменных изданиях публикацибю не только директивных материалов но и критических, тех которых интересует читателей. Издания долдны стать трибуной всей организации а по своему содержанию представлять двусторонний канал коммуникаций

3) Нейтрализовать каналы слухов, тем самым, обеспечить формальные общение коммуникации с не формальными

4) Создать систему, обеспечивающую информативность персонала о политике руководства, особенно по таким вопросам как социальные гарантии, служебные перемещения, уровня оплате труда

5) Оказывать содействие работникам финансовых служб в организации в разъяснении финансовой отчетности и финансовой политики руководства. Финансовая деятельность организации должна быть максимально прозрачная

6) Организовать обмен информацией по горизонтали. Не редко отношение между персоналом подразделений складывается не просто. Налаженные каналы коммуникаций между ними будут способствовать гармонизации отношений

7) Особое внимание уделять предстоящим нововведениям. Характер последних не всегда понятным работникам и они часто связывают такие процессы с усилением безработицы. Снижение оплаты труда и тп установлено, что практически все нововведения принимаются персоналом в лучшем случае с больой осторожностью и зачастую вштыки. Система коммуникационных мер по внедрению новвоведений должна снять эти очаги социальной напряженности.

8) Налаженные каналы коммуникаций должны рбепечить обучение необходимым мерам безопасности не только новечков но и достаточно опытных работников

9) Важно разъяснить персоналу структуру и функции управления во внутрифирменной информации необходимо отражать работу основных уровней управления причины и характер перемещения менеджеров

10) Систематически информировать акционерок кампании о планах о планах руководства в области упарвления акционерным капиталом

11) Люди, работающие в организации должны иметь полное представление о том, как и за что они вознаграждаются

12) Большое значение имеет постоянноая информация об имеющихся вакансиях

13) По соответствующим каналам информации необходимо представлять новых членов организации, отмечать работу лучших

14) Разъяснять действующие правовые нормы и инструкции, оглашать новые распоряжения законы и тп

15) Во внутрифирменном коммуникационном менеджменте на первое место должна выходить непрямая коммуникация-сверху вниз, а хорошо налаженная и эффективная обратная связь. Именно она будет являться надежным фундаментом формирования у членов коллектива чувства ответственности и причастности к целям и задачам организации

все работники организации должны быть уверены в том, что их мнение очень выжно для руководства компании. Они могут высказывать его открыто.

1) Регулирование информационных патоков

Выделение разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном прцессе. Почти для всех организаций регулирование информационных патоков остается л=достаточно проблематичным явлением. Информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и всегда к тому то не всегда своевременно

2) Решение проблемы неравномерной информационной загрузке-кто то страдает от ее избытка, а кто то испытывает информационный голод

3) Оптимизация систем обратной связи

4) Устранение коммуникационных барьеров

5) Повышение точности сообщения

6) Внедрение современных информационных технологий-электронную почту, голосовую почту, телеконференцию, видеоконференцию

7) Совершенствование восходящих коммуникационных потоков-

Можно использовать ряд вспомогательных систем:

· Политика открытых дверей-тотовность руководителей любого ранга выслушивать предложения работников

· Введение управления за пределы кабинета. Обход руководителем предприятия. Хороший способ позникомиться с положением дел на месте

8) Умелое использование неформальных коммуникаций и систем слухов в корпоративных целях

Вопрос 28/30

принципы формирования положительного имиджа фирмы

1) Реальность: имидж должен основываться на реальных достоинствах фирмы, принесенные специалистами характеристики должны вытекать из них

2) Оригинальность: имидж должен отличаться от образов других фирм и легко распознаваться

4) Простота и понятность: имидж не должен быть перегружен информацией

5) Пластичность: имидж должен оставаясь неизменным восприятию потребителей и легко узнаваемым оперативно изменяться в ответ на изменения экономическое социальное, психологические, моды а так же под воздействием восприятия его потребителей

Формирование иниджа организации

В области имиджа центральное место занимает корпоративный имидж, который включает:

1) Отбор и формирование отличительных особенностей компании

2) Идеализация, мифологизация отбранных характеристик

3) Включение мифологизмов в систему ценностей потребителей товаров и услуг

4) Знаковое отображение образа фирмы

5) Визуализация образа

6) Вербальное отображение образа

Фирменный стиль

Совокупность цветовые, графических, словестных, акустических, и материальных элементов, которые используются для идентификации фирмы и ее продуктов и позволяют отличаться от конкурентов.

Элементы:

1) Логотип -оригинальное начертание или сокращенное наименование фирмы, Группы продуктов или одного продукта. Логотип состоит из 1-4 букв. В туристическом бизнесе логотипы используются лишь по отношению к производителю туристических услуг, то есть к самой фирме.

2) Слоган - (фирменный лозунг) постоянно используемый, фирменный, оригинальный дивиз, призыв, заголовок, афоризм.

Основными требованиями к слогану являются:

· Его краткость

· Обещание удовлетворения потребностей.

Некоторые слоганы регистрируются как товарные знаки

3) Товарный знак - марка или ее часть, защищенная юридически, что дает продавцу исключительное право использовать марочное имея и марочный знак. Выполняет функции гарантии качества, индивидуализации, рекламы, охраны марки.

4) Эмблема фирмы не получившие правовую защиту и не являющиеся товарными знаками

5) Фирменный блог- традиционная часто употребляемое сочетание нескольких элементов фирменного стиля. Например: изобразительный товарный знак, товарные эмблема и логотип. Иногда включает фирменный лозунг

6) Фирменный цвет

Основные понятия и определения научных мероприятий

Среди важнейших научных мероприятий, участвуя в которых Вы можете реализовать свой творческий потенциал, представить для обмена идеями и обсуждения свои достижения в мире науки, следуют выделить конференции, семинары, круглые столы, гранты и конкурсы.

Нау́чная конфере́нция (англ. Academic conference ) - форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Обычно заранее (в информационном письме либо стендовом объявлении) сообщается о теме, времени и месте проведении конференции. Далее начинается сбор тезисов докладов и оргвзносов. По своему статусу научная конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Виды научных конференций

Научно-теоретическая конференция

Научно-практическая конференция

Научно-техническая конференция

Тезисы (англ. ) - кратко сформулированные основные положения, главные мысли научного труда, статьи, доклада, курсовой или дипломной работы и т. д.

Научные семинары - в научных коллективах это традиционная форма повышения квалификации, ознакомления с работами коллег, форма коллективного, публичного обсуждения научной информации с коллегами с целью повышения их компетенции. Часто семинар проводится с предварительным представлением материалов в открытом доступе, когда текст имеет только краткую, реферативную, обзорную форму, задавая тему для дальнейших обсуждений. Семинар есть перенос предметных кулуарных обсуждений в публичную форму. Он предполагает дискуссию.

Кру́глый стол - научное мероприятие, проводимое часто в рамках научного конгресса, симпозиума, конференции. В современном значении выражение круглый стол употребляется как название одного из способов организации обсуждения конкретного вопроса. Эта форма характеризуется следующими признаками:

цель обсуждения - обобщить идеи и мнения относительно обсуждаемой проблемы;

все участники круглого стола выступают в роли пропонентов (должны выражать мнение по поводу обсуждаемого вопроса, а не по поводу мнений других участников); отсутствие набора нескольких ролей характерно не для всех круглых столов;

все участники обсуждения равноправны; никто не навязывает коллегам своего видения обсуждаемой проблемы или решения вопроса.

Данная форма обсуждения, основываясь на соглашениях, в качестве итога даёт результаты, которые, в свою очередь, являются новыми соглашениями. Зачастую круглый стол играет скорее информационно-пропагандистскую роль, а не служит инструментом выработки конкретных решений.

Грант - (англ. grant) - вид субсидии; предоставляется организацией или частным лицом другой организации или частному лицу (как правило, в результате конкурсного отбора) для осуществления конкретных проектов в области науки, культуры, образования. Это безвозмездная субсидия предприятиям, организациям и физическим лицам в денежной или натуральной форме на проведение научных или других исследований, опытно-конструкторских работ, на обучение и другие цели с последующим отчетом об их использовании. Гранты передаются научным работникам, научным организациям, образовательным учреждениям высшего профессионального образования, другим юридическим лицам и гражданам. Выделение грантов регламентируется Приказом Минобразования Российской Федерации от 18 декабря 2000 года №3705 «Об утверждении положения о грантах на проведение молодыми учеными научных исследований в ведущих научно-педагогических коллективах высших учебных заведений и научных организаций Министерства образования Российской Федерации».
Кроме того, существуют так называемые благотворительные гранты, которые определены в Федеральном законе от 11 августа 1995 года №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» (далее Закон о благотворительной деятельности). Благотворительными грантами признаются пожертвования, носящие целевой характер и предоставляемые гражданами и юридическими лицами в денежной или натуральной форме (статья 15 Закона о благотворительной деятельности).
Гранты предоставляются на осуществление конкретных программ в области науки и образования, а их использование носит строго целевой характер.
С момента получения, грант, как и любое другое пожертвование, является собственностью грантополучателя. Получатели грантов распоряжаются ими в соответствии с законодательством Российской Федерации или в случае их использования на территории иностранного государства в соответствии с законодательством этого государства, а также на условиях, на которых эти гранты выделяются.
Все средства грантов, предоставляемых безвозмездно физическим лицам и организациям в целях поддержки науки, образования и культуры и на другие цели, должны расходоваться исключительно в целях, указанных при выделении гранта, и не могут быть использованы ни на какие другие цели без письменного согласия грантодателя.

Министерство образования Московской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Московской области «Сергиево-Посадский аграрный колледж »
(ГБПОУ МО «Сергиево-Посадский аграрный колледж » )

Составитель Копылова Е.Н.

Конференции: виды, формы и правила участия.

Первая документально зафиксированная конференция датирована 416 годом до н.э. Это был пир друзей афинского трагика Агафона, на котором каждый из присутствовавших произносил монолог о боге любви Эроте. На древних конференциях обычно присутствовали знатные горожане.

Конференция - форма организации научной деятельности, при которой исследователи представляют и обсуждают свои работы. Конференции имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными семинарами и тренингами. Самое важное из которых то, что выступление участников на похожие темы позволяет рассмотреть вопрос с нескольких сторон, исчезает однобокость, присущая при обучении одним преподавателем. Конференции позволяют услышать о различных подходах к решению одной задачи.

Конференции, в зависимости от критерия, делятся на несколько видов .

В зависимости от направления:

Научно-теоретическая конференция (НТК)

НТК – это конференция, на которой обсуждаются теоретические подходы к решению различных научным проблем и вопросов, постоянно возникающих в ходе исследований или экспериментов.

1. Научно-практическая конференция (НПК)

НПК – это такая конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по, различного рода, практическим и прикладным задачам.

2. Научно-техническая конференция (НТехК)

Научно-теоретическая . Обсуждение новых разработок, исследований, открытий, изучение статистических данных и т.д.

НТехК – конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различным техническим и технологическим вопросам.

Однако в последнее время стали выделять 4-й вид – бизнес-конференцию . БК – конференции, на которых обсуждаются бизнес-проблемы, особенности действующего законодательства, политика государства по отношению к определенным отраслям и т.д.

Виды конференций

· Научные конференции

· Эхоконференции

· Веб-конференции

· Видеоконференции

· Конференц-связь

· Бизнес-конференции

· Пресс-конференции

Научные конференции (англ. Academic conference ) - форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Виды научных конференций:

· Научно-теоретическая конференция

· Научно-техническая конференция

Эхоконференции (эхи) - форма публичного общения людей в сети FidoNet. FidoNet - некоммерческая любительская сеть - по большей части самоуправляемое сообщество, в котором координация действий и разрешение конфликтов осуществляется избираемыми и/или назначаемыми координаторами в соответствии с FidoNet Policy и другими документами (в данной работе структуры координаторов рассматриваются автором лишь в связи с их взаимоотношениями с модераторами эх).
Эхи представляют собой публично доступные потоки писем определенной тематики, передаваемые от системы к системе.

Веб-конференции (англ. Web conferencing ) - технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения. При этом каждый участник находится на своём рабочем месте за компьютером.

Веб-конференции, которые предполагают «одностороннее» вещание спикера и минимальную обратную связь от аудитории, называют Вебинарами.

Видеоконференция (англ. videoconference ) - это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в реальном режиме времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Видеоконференцсвязь - это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации; при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения

В зависимости от охваченной территории:

1. Локальные (школьные, факультетские, внутривузовские, межвузовские)

2. Региональные, областные

3. Всероссийские

4. Всероссийские с международным участием

5. Международные

По тематике конференции делятся:

1. Узкоспециализированные, т.е. посвященные какой-либо отдельной тематике:

Общественным и гуманитарным наукам (журналистика, история, педагогика, социология, экономика, управление и т.д.);

Техническим наукам (биотехнология, машиностроение, нанотехнологии, телекоммуникации, электротехника и т.д.);

Естественным наукам (археология, химия, геология, биология, математика, фармакология и т.д.).

2. Конференции широкой тематики, охватывающие общенаучные вопросы (например, «Наука в современном мире», «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук»)

Существует несколько форм конференций:

1. Очные (участник приезжает на саму конференцию и принимает непосредственное участие)

2. Заочные (участник отправляет свои тезисы и заявку на почту оргкомитета конференции, конференция проходит без его непосредственного участия)

3. Internet -конференции (конференция проводится на сайте конференции или организации, чаще всего на форуме, в виде коллективного обсуждения)

Конференция проводится в несколько этапов :

1. Планирование.

Продумывается форма конференции и определяется ее название. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени (например, ежегодные), что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию.

2. 1-й организационный этап.

Назначаются и распределяются рабочие группы, оргкомитет, определяется председатель и сопредседатель оргкомитета конференции. Чётко определяется тематика, сектора конференции и т.п.

3. Информационный этап.

Чаще всего о конференциях сообщается в информационном письме (т.н. циркуляре) или на стендовом объявлении. Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

Название конференции и эмблема, дата и место проведения;

Организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

Информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

Рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

4. 2-й организационный этап.

Поступают заявки, тезисы и оргвзносы от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. Проводится отбор участников из числа людей, подавших заявку. Чаще всего, на этом этапе рассылается 2-ое информационное письмо отобранным участникам.

5. Собственно конференция.

На этом этапе проходит заселение участников, открытие конференции (часто сопровождается небольшим концертом) слушанье докладов, просмотр стендовых докладов. Во время конференции обычно устраиваются различные экскурсии в НИИ, университеты, музеи, на предприятия, обзорные экскурсии по городу. Если конференция длится несколько дней, то, скорее всего, один из дней посвящен научным или научно-популярным лекциям для участников. Между длинными докладами устраиваются кофе-брейки на 15-20 минут. После конференции жюри обсуждают работы, представленные на ней, и присуждают места лучшим докладчикам. Проходит награждение победителей (а зачастую и всех участников). Чаще всего на награждении вручаются и сборники работ, в которых присутствуют отправленные участником тезисы. После конференции практически всегда проходит фуршет или банкет со всеми участниками и оргкомитетом.

Правила участия в конференции определяются оргкомитетом данной конференции и оговариваются в информационном письме. Поэтому каких-то определенных строгих правил нет. Чаще всего, в зависимости от вида конференции, участником ее может стать школьник или студент, а также молодой ученый в возрасте до 35 лет. Участник должен заполнить заявку на участие по форме, которая прилагается в информационном письме либо на сайте конференции. После этого участник должен написать и отправить тезисы своей работы (краткое описание проделанной работы) на электронную почту конференции или организации, которая ее проводит. Для написания тезисов обычно предписаны строгие правила, это необходимо для того, чтобы не возникло проблем при печати сборника тезисов. Если конференция международная или всероссийская с международным участием, то обычно просят выслать в дополнение к русскому варианту тезисов еще и английский сокращенный вариант. После того как тезисы отправлены, остается только ждать ответа от оргкомитета. В случае положительного ответа, участник вправе попросить прислать ему пригласительное письмо, чтобы получить деньги на поездку от командирующей стороны (школы, вуза). Пригласительное письмо должно содержать в себе Ф.И.О. участника, название конференции, дату и место ее проведения, название работы участника, контакты оргкомитета (секретаря) и подпись ответственного лица.

Что такое студенческая конференция?

Данный вид конференции входит в научно-исследовательскую деятельность студентов, которая представляет из себя совмещение работы с преподавателями, совместное изучение процессов и явлений, связанных с получением новых, более «глубоких» знаний, их полноценной систематизации. Учебная конференция – форма контроля и оценки исследовательской работы студентов.

Студенческая конференция - это всегда очень хорошо. На сегодняшний день такие мероприятия способствуют активному прогрессу студентов, их активной работе, которая придает существенной мотивации. Практически каждое государство заинтересовано в том, чтобы их современных высших учебных заведений выходили исключительно специалисты, которые станут своеобразным «фундаментом», «почвой» для дальнейшего развития страны, прогресса, ее выхода на новый экономический, соответственно, социальный уровень.

Эта организационная форма обучения обеспечивает педагогическое взаимодействие преподавателя и студентов с максимумом самостоятельности, активности, инициативы последних. Конференция, как правило, проводится с несколькими учебными группами и представляет собой особую конструкцию обучения, направленную на расширение, закрепление и совершенствование знаний. Обычно конференции в учебном процессе применятся редко, однако следует помнить о больших воспитательных возможностях этой формы обучения. Она дает широкие возможности студентам для самовыражения. Через систему общения и организацию коллективной познавательной деятельности формируются установки личности, шлифуются ее позиции, убеждения, профессиональное мышление

Какова цель каждой конференции?

демонстрация профессионализма, достижений учебного заведения в определенных вопросах;

формирование интереса у студентов к различным техническому, научному творчеству;

обмен опытом, информацией, достижениями;

прогресс в области профессиональной подготовки студентов;

стимулирование студентов к активной работе в своей области.

Что возможно сказать по поводу организации научной студенческой конференции?

Какие вопросы могут быть рассмотрены?

Абсолютно каждое высшее учебное заведение имеет возможность провести мероприятие подобного уровня.

Актуальные вопросы:

экономические;

политические;

социальные.

В ходе конференции главной задачей является решение актуальной проблемы, затронутой человечеством.

Суть заключается в следующем: помочь человеку, повысить уровень комфорта в любом виде деятельности. На конференции затрагиваются глобальные вопросы, решить которые невозможно без «острого» ума и понимания тематики.

В ходе мероприятия каждый студент обязан предоставить свой вариант решения проблемы посредством профессиональных знаний, которые находятся у него на момент конференции.

В процессе каждый участник обязан предоставить доклад, минимальным вариантом которого становятся 3 листа формата А4. Длительность выступления должна составить 10-15 минут (не более).

В процессе доклада аудитория имеет полноценное право вступать с докладчиком в диалог, задавая вопросы любого типа и уровня (только после выступления). Каждый доклад в обязательном порядке должен затронуть «узкую» тему, касающуюся решения актуального вопроса.

Организация самостоятельной работы студентов

При подготовке и в процессе проведения конференции акцент делают на всемерное развитие самостоятельности студентов, подготовку их к самообразованию. Этого достигают двойной целенаправленностью учебно-познавательной деятельности студентов:

а) самостоятельным добыванием новых знаний из разных источников;

б) самостоятельным применением уже имеющихся знаний в новых условиях учебной деятельности.

Главное в конференции - свободное, откровенное обсуждение проблемных вопросов. Конференция по своим особенностям близка семинару и является его развитием, поэтому методика проведения конференции сходна с методикой проведения семинаров. Требования к подготовке рефератов и докладов для конференции значительно выше, чем для семинаров, так как их используют как средство формирования у студентов опыта творческой деятельности и предусматривают нарастание трудностей в самом содержании заданий.

Учебные конференции в коледже проводятся также в связи с организацией производственной практики. Например, для организации непосредственной подготовки к ней, цель вводной учебной конференции дать нравственную зарядку студентам, мобилизовать их на активную производственную и общественную работу. Студентов знакомят с задачами, содержанием и организацией практики. Особое внимание обращают на трудности, которые могут возникнуть в ходе практики.

На заключительной конференции подводят итоги практики, анализируют учебно-педагогическую работу студентов, характеризуют лучший опыт. В своих выступлениях студенты должны показать глубокие знания теории и практики, подготовленность к решению производственных задач, умение профессионально мыслить, самостоятельно оценивать факты и явления.

Конференцию часто сочетают с другими формами дополнительного образования, что позволяет повысить эффективность занятий, которые требуют использования разных методов преподавания:

конференция-лекция (проводят в виде научно-практического занятия, содержащего защиту докладов, выступления с рефератами; обязательные этапы – подведение итогов, уточнение информации, вопросы слушателей);

конференция-семинар (сочетает признаки обеих форм: обсуждение поставленной проблемы/вопроса и практический компонент);

конференция-мастер-класс (в процессе используют разные методы и формы преподавания: лекция, тренинг, мастер-класс). Благодаря такому формату занятий слушатели получают новые знания, возможность профессионального развития, анализа опыта в определенной сфере, практической отработки навыков, реализации творческого потенциала. Темы могут быть самые разные, например: «Актуальные вопросы психологического здоровья современного общества», «PR в Интернете».

КОНФЕРЕНЦИЯ В КОНТЕКСТЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Одной из самых эффективных форм дистанционного обучения является телеконференция. Организовывают ее, как правило, через рассылку и сообщения электронной почты. Учебные телеконференции реализуют те же педагогические задания, что и занятие классического формата.

Участие в конференциях позволяет студентам развивать личные и профессиональные качества, что впредь пригодятся в работе. Некоторые работодатели ценят наличие подобного опыта как участие в конференциях, так как считают этот опыт полезным и необходимым для формирования профессионализма. Таким образом, конференции помогут не только ознакомиться с чужими открытиями, а также прийти к своим открытиям, убедиться в их правильности.

В случае с научно-практическими конференциями, подготовкой служит исследовательская работа. Как правило, она привлекает людей любознательных, ищущих. Еще Аристотель отметил, что человеку вообще присуща жажда познания.

В свою очередь, сама исследовательская работа дает более глубокие знания в пределах темы необходимого исследования и пробуждает еще больший интерес к знаниям. Кроме совершенных открытий для себя лично, в процессе работы над определенной проблемой обучающийся может получить и некие практические результаты, и даже изобретения.

Можно выделить четыре положительных аспекта влияния исследовательской работы на повышение квалификации обучающегося:

Повышение интереса к предмету исследования;

Повышение успеваемости обучающегося;

Уверенная защита курсовой (дипломной) работы;

Карьера уже выпущенного из образовательного учреждения специалиста.

Повышение успеваемости обучающегося является следствием повышения интереса к предмету исследования. Можно на собственных практических примерах каждому преподавателю показать, что обучающийся, работающий над рефератами и выступающий по ним с докладами, имеет оценки по дисциплине, как правило, на балл выше, чем остальные.

Можно сделать вывод, что участие обучающихся в студенческих научно-практических конференциях является неотъемлемой частью повышения квалификации будущих специалистов,поднимает их успеваемость, приводит к блестящей защите дипломных работ и создает условия для будущего карьерного роста.

ВИДЫ КОНФЕРЕНЦИЙ
Понятие и виды конференций

Конференция (ср.-век. лат. conferentia - от лат. confero - собираю в одно место) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов.

Виды научных конференций:

Научно-теоретическая конференция

Научно-практическая конференция

Научно-техническая конференция

Конференции – одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники – представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции – укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции – это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Организация и проведение конференций

Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

Это достаточно сложный процесс, который потребует большого количества сил и времени:

Подобрать конференц-зал;

Создать комфортную атмосферу, отвечающую формату и целям делового мероприятия;

Продумать и учесть множество организационных моментов.

Секретарь может предложить различные варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!

Осуществление работ по проведению конференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончания конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

В первую очередь необходимо подобрать место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

Заказчик обязан проинформировать участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

Все положения, перечисленные выше, находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

Проведение конференции

Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

Международные конференции

История международных конференций

История международных конференций уходит в далекое прошлое. Первоначально, вплоть до второй половины XIX века, среди международных конференций различали конгрессы и конференции. Конгрессами именовались обычно такие международные конференции, в которых участвовали главы государств и правительств и которые преследовали заключение мирных договоров: таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года, Парижский конгресс 1856 года. Однако уже с конца прошлого века и особенно с начала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практику межгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международная конференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года, Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирная конференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года, Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др.

Термин «конгресс» чаще всего употребляется в отношении международных совещаний и встреч либо общественных организаций, либо специалистов и научных деятелей - Конгресс миролюбивых сил, Всемирный конгресс профсоюзов, Международный конгресс хирургов и т.п.

В практике международных конференций социалистических государств было принято, как правило, название «совещание». Таковы совещания руководителей партий и глав правительств государств - членов Совета Экономической Взаимопомощи; совещания Политического Консультативного Комитета Организации Варшавского Договора; совещания представителей коммунистических и рабочих партий социалистических стран. Созыв совещаний прочно вошел в практику международного коммунистического движения. Достаточно напомнить о Совещаниях коммунистических и рабочих партий в 1960 и в 1969 годах, о совещаниях коммунистических и рабочих партий Европы, Латинской Америки, Ближнего Востока и др.

Международные конференции разумеется, созываются не только на самом высоком уровне - глав государств и правительств. Международные конференции находят самое широкое распространение на самых различных уровнях.

Среди современных международных конференций необходимо четко различать два основных вида: международные конференции, являющиеся сессионным органом международных организаций, и международные конференции, имеющие самостоятельное значение и созываемые по данному конкретному вопросу или вопросам.. Однако в практике ряда международных специализированных организаций, создание которых во времени уходит к началу XX или даже к концу прошлого века, сохранилось название «конференция» как сессионного представительного органа этих международных организаций.

По предметному содержанию работы и целям созыва международные конференции и совещания могут подразделяться на политические международные конференции и на международные конференции по специальным вопросам. В зависимости от предметного содержания работы международных конференций государства определяют и вид представительства на них.

За последний период международные встречи и конференции стали особенно частыми. Это в значительной мере объясняется стремлением народов и миролюбивых государств к смягчению напряженности в международных отношениях. Особо важное значение придается встречам на высшем государственном и партийном уровнях, то есть встречам глав правительств и государств, руководителей партий, или, как их стали именовать, встречам в верхах. Сочетание в одном лице партийного и государственного руководства страны становится обычной практикой переговоров и совещаний на высшем уровне. Именно такие встречи могут привести к серьезному повороту в международных отношениях, ибо главы правительств и государств, высшие партийные руководители обладают необходимыми полномочиями и авторитетом для принятия решений крупного международного значения. Разумеется, успех таких встреч зависит прежде всего от взаимного стремления участников встречи к разрешению спорных вопросов и подготовительной работы к ним.

Каждая международная встреча или конференция представляет собой важный этап в развитии международных отношений и развитии отношений между отдельными странами. Такая встреча подготавливается заранее, ибо не получить никакого результата от встречи или закончить встречу полным провалом только вследствие ее неподготовленности отнюдь не является свидетельством искусства дипломатии.

Между тем развитие международных отношений и всей международной обстановки в 60-70-х годах поставило со всей остротой вопрос об отказе от политики «холодной войны» и конфронтации и о переходе к политике смягчения международной напряженности и переговоров, которые привели бы к перелому в отношениях между государствами в интересах прочного мира и международного сотрудничества. Важнейшую роль в достижении такого перелома сыграли встречи и переговоры на высшем уровне, которые стали новым эффективным средством социалистической дипломатии.

Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций

При подготовке любой международной встречи нужно учитывать, каких результатов можно достичь в итоге такой встречи.

Инициатива созыва или предложение созыва международных конференций и совещаний принадлежит отдельным государствам, группам государств и международным органам, имеющим на это полномочия.

В каждом отдельном государстве правом на предложение созвать международную конференцию или совещание обладают органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел или дипломатические работники, специально уполномоченные на проявление инициативы созыва своим правительством. Группа государств в коллективном порядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося в коммюнике совещания представителей данных государств. Так, например, предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами - членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителей коммунистических и рабочих партий и глав правительств стран - членов СЭВ, состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещания представителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европе в конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран - участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, а затем разослано правительствам всех европейских стран, США и Канады

Инициатива созыва международных конференций может быть проявлена и сессионными органами международных организаций Устав Организации Объединенных Наций предоставляет полномочия на созыв международных конференций Генеральной Ассамблее, Экономическому и Социальному Совету и Совету по Опеке. Разумеется, что такую инициативу может проявить и Совет Безопасности ООН Инициатива созыва международных конференций специального, отраслевого характера принадлежит специализированным учреждениям ООН, например Всемирному почтовому союзу, Международному союзу электросвязи и др.

При созыве сессионных органов международных организаций вопрос о круге участников и формах участия в принципе не возникает. Участники и форма участия в сессиях этих органов определены кругом участников самой организации и ее уставом или договором, учредившим данную организацию, ее органы, круг их участников и порядок работы этих органов совершенно иной характер имеет вопрос о круге участников конференции или совещания, имеющих самостоятельный характер. При созыве таких конференций вопрос о круге участников не решен каким-либо документом, и его еще предстоит решить. Это один из самых острых вопросов, и без решения его не может состояться и сама конференция. Кто же может быть участником и каков круг участников? Участниками международных конференций в принципе могут быть лишь суверенные государства. Исходя из принципа суверенного равенства государств, право заинтересованной державы не может быть нарушено ни инициатором созыва конференции при определении круга участников, ни всеми другими участниками конференции при обсуждении и решении вопросов, затрагивающих интересы третьей или третьих держав

Грубым нарушением правил об участниках международных конференций был мюнхенский сговор правительств Англии и Франции с гитлеровской Германией и фашистской Италией, На эту конференцию четырех не была приглашена даже Чехословакия, хотя речь шла именно о судьбе самой Чехословакии. На конференцию не был приглашен также СССР, хотя СССР и Чехословакию связывал договор о взаимной помощи. Имеется и много других случаев грубого нарушения империалистическими державами международно-правовых норм о круге участников созываемых конференций.

При определении круга участников конференции имеет значение еще один момент. В практике буржуазных государств имеет место и противоположная только что рассмотренной тенденции сужения круга участников - необоснованное расширение круга участников путем привлечения к участию государств, правительства которых находятся в той или иной степени зависимости от крупных империалистических держав. Таким необоснованным расширением круга участников конференции империалистические державы стремятся обеспечить себе механическое большинство при обсуждении вопросов и принятии решений и создать обстановку изоляции для государств, стоящих на других позициях по данным вопросам или вопросу. Известны, например, серьезные споры по вопросу о круге участников Парижской мирной конференции 1946 года, когда США и Англия пытались безгранично расширить состав ее участников, чтобы получить максимально больше сторонников своей линии в формулировании условий мирных договоров после второй мировой войны.

Таким образом, созыв международной конференции и совещания возможен лишь при условии согласования вопроса о круге участников.

Следующим вопросом об участии в конференции является вопрос о представительстве на конференции от государств и форме участия в конференции.

Право на участие в международных конференциях государства осуществляют посредством своих представительных органов или специальных представителей, которым делегированы полномочия от имени и по поручению конституционных центральных органов внешних сношений. Конституционные органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел - специальных полномочий на представительство государства на конференции не имеют, так как представительство государства этими органами внешних сношений обусловлено самой конституцией данного государства.

Участвующими в международных конференциях государствами считаются лишь те, которые направляют своих представителей; отсутствие представителя рассматривается как отказ от участия в конференции. Так, в 1907 году участниками второй Гаагской конференции явились лишь 44 государства, хотя приглашено было 47 государств.

Современная практика международных конференций знает три формы участия: 1) полномочные делегации с правом решающего голоса; 2) наблюдатели и информаторы с правом лишь совещательного голоса и 3) представители от международных организаций, которые не рассматриваются как наблюдатели и информаторы, хотя в основном имеют те же права, что и наблюдатели, и не обладают правом решающего голоса.

Из суверенитета участвующих в конференции государств вытекает и международно-правовой статус их представителей, пользующихся так называемым дипломатическим иммунитетом. Однако объем дипломатического иммунитета неодинаков для представителей государств на различных по своему уровню и назначению конференциях и соответствует в основном должностному уровню участвующих на конференции представителей государств. Дипломатическим иммунитетом в полном объеме пользуются, как правило, лишь представители дипломатических, политических по своей форме и содержанию работы конференций. Дипломатический иммунитет распространяется на представителей центральных конституционных органов внешних сношений государств. За делегациями конференций специализированного характера, созываемых специализированными международными организациями, например конференциями Международного метрического союза, дипломатический иммунитет признается не в полном объеме, хотя такие представители пользуются неприкосновенностью личности и бумаг, правом на дипломатический паспорт.

Правила процедуры и формы работы

Обычно на первом же заседании конференции или совещания определяется председатель или устанавливается принцип председательствования, вице-председатель (далеко не всегда) секретарь и другие основные органы конференции, если обо всем этом участники не договорились в предварительном порядке. Регламенты некоторых конференций предусматривают сдачу делегациями своих полномочий и их проверку до дня открытия. Для проверки полномочий обычно избирается- мандатный комитет или комиссия по проверке полномочий. Для подготовки и согласования текстов, рабочих и официальных документов избирается редакционный комитет. В зависимости от надобности образуются и другие органы конференции или совещания - комитеты и комиссий.

Пленарные заседания конференций и совещаний обычно проводятся публично, если не принято какого-либо другого решения самой конференцией. В начале работы конференции, если не принято решений в предварительном порядке, определяются официальные и рабочие языки конференции и ее документов. Однако каждый делегат, независимо от того, признан ли язык его страны официальным или рабочим, как правило, выступает на своем родном языке. Но все документы и труды конференции публикуются лишь на принятых конференцией языках.

В условиях политики «холодной войны», которую проводили империалистические державы, иногда создавалась невозможность организации общего секретариата, и на ряде совещаний каждая делегация имела свой собственный секретариат, и уже в процессе совещания работа координировалась. Только совещания или конференции, проводимые от имени ООН, имеют общий секретариат, работу которого обеспечивает аппарат Секретариата ООН. Главное, что требуется обеспечить, - это перевод выступлений и документов Обычно страна, в которой проводится конференция, берет на себя всю техническую сторону дела и устанавливает порядок записи, стенографирования и размножения документов, который согласовывается с представителями секретариатов делегаций. При выезде на конференцию назначаются соответствующие главы делегаций и при них советники Делегация может состоять из нескольких делегатов, но число делегатов не имеет значения с точки зрения соотношения сил Голосование производится лишь делегациями с решающим голосом. Каждая делегация независимо от количества ее членов имеет лишь один голос, поскольку она представляет лишь одно государство и поскольку участниками конференций являются именно государства. Решения, принятые большинством голосов, как правило, не связывают несогласное с ними меньшинство, но обязательны для государств, голосовавших за эти решения. По согласованию между участниками конференции может быть принят и другой порядок.

В последние годы в связи с изменением соотношения сил на международной арене все чаще в практике международных совещаний и даже работы постоянных органов применяется принцип решения всех вопросов по согласованию, а не путем голосования. Такая практика стала обычной в работе, например, Комиссии по разоружению, Комитета по использованию космического пространства в мирных целях и ряда других международных органов. Она оформлена соответствующими правилами процедуры или принятыми данными органами решениями. Такая практика свидетельствует о невозможности в нынешней международной обстановке решения важных вопросов путем навязывания каким-либо государствам чужой воли. В этом сказывается также возросшая роль и влияние государств, которым нельзя навязать каких-либо неприемлемых для них решений. На Совещании по безопасности и сотрудничеству в Европе, работавшем в течение 1972-1975 годов в Хельсинки и в Женеве, с самого начала было установлено правило консенсуса. По приезде на совещание делегации обычно договариваются предварительно о порядке открытия совещания и о первых организационных шагах совещания.

Помимо созыва пленарных заседаний создаются комитеты или комиссии, в которых ведется черновая работа. После общих прений или в процессе общих прений рабочие комиссии согласовывают те или другие проекты, подготавливают те или иные решения. Нередко бывает, что на пленарных заседаниях не удается достигнуть единогласия даже по простым вопросам ввиду противоречивости позиций различных делегаций. Тогда, чтобы договориться, делегации вступают в неофициальные дипломатические переговоры. Это делается как в комиссиях, комитетах, так и на различных завтраках, приемах и т.д. Такие полуофициальные переговоры дают возможность найти пути для компромиссного решения, поскольку в официальных выступлениях на международной конференции рискованно выступать с компромиссным предложением, предварительно не выяснив возможной реакции своего партнера на это предложение.

На Женевском совещании 1954 года, когда обсуждался вопрос о прекращении войны во Вьетнаме, именно неофициальными переговорами удалось достигнуть согласованного решения. Премьер-министр Англии Идеи и премьер-министр Франции Мендес-Франс пошли на компромиссное соглашение, потому что положение было безвыходным для их стран. Во Франции требовали немедленного прекращения затянувшейся тяжелой войны, в Англии также видели бесперспективность войны во Вьетнаме и искали мирного урегулирования положения в Юго-Восточной Азии, боясь за стабильность в колониальных владениях Англии в этом районе. На основе неофициального компромиссного соглашения удалось найти решение, приемлемое для СССР, КНР, Англии и Франции, против которого, однако, были США. США, и, прежде всего лично Даллес с его пресловутой политикой «с позиции силы», потерпели серьезное поражение.

Неофициальные переговоры с делегацией США, а также с делегациями Англии и Франции вела советская делегация на заседаниях Подкомитета Комиссии ООН по разоружению в 1957 году. В Комитете 18 государств по разоружению практика неофициальных переговоров и предварительного согласования вопросов между двумя сопредседателями стала обычной. В процессе таких переговоров постепенно выявляются позиции сторон и намечаются взаимные уступки. Одновременно на официальных заседаниях идет дискуссия по основным вопросам.

Как двусторонние, так и многосторонние переговоры требуют дипломатической гибкости в поисках приемлемых решений, которые соответствовали бы главным жизненным интересам сторон и в то же время могли бы допускать те или иные формулировки, в которых по разным соображениям заинтересована каждая из сторон. Достижение таких приемлемых решений в ходе переговоров требует терпения и умелого использования различных дипломатических приемов со стороны каждого ведущего такие переговоры, которые нередко продолжаются и вне заседаний, даже во время тех или иных протокольных мероприятий.

Как нередко идут переговоры после официальных заседаний, так проводится зондаж относительно возможных уступок с каждой стороны, так кропотливо ищут взаимоприемлемых формулировок участники переговоров.

Большое значение на конференциях советская дипломатия придает публичности. Как правило, советские представители стояли за широкое освещение хода конференций в печати. Поэтому большое значение придается работе представителей печати. В крупных совещаниях принимают участие представители отдела печати МИД, которые организовывают пресс-конференции. Часто после каждого заседания делегации устраивают пресс-конференции, которые освещают ход конференции, даются ответы на наиболее актуальные вопросы. Даются также интервью отдельным видным корреспондентам и принимаются другие меры для доведения до сведения общественности позиций делегаций. Все это играет немаловажную роль в завоевании на свою сторону общественного мнения, которое оказывает определенное воздействие на ход и исход международных конференций. Во время длительной работы Комитета 18 государств по разоружению в Женеве в 1962-1964 годах, а также в последующие годы советская делегация регулярно устраивала пресс-конференции, на которых представители делегации информировали о позиции СССР в важнейших вопросах разоружения, помогая тем самым общественности разобраться в маневрах противников разоружения и мобилизуя общественное мнение в поддержку дела разоружения.

Обычно перед выездом на конференцию делегация получает от своего правительства директивы по вопросам, которые подвергаются обсуждению. Такие директивы необходимы для успешного проведения конференции. Нужно предусмотреть основные возможные ходы противника, чтобы делегация имела возможность маневрировать в ходе конференции. Эти директивы вырабатываются задолго и подготавливаются основательно с участием всех компетентных людей. Но никакие директивы не могут охватить всего комплекса возникаемых вопросов.

Поэтому во время конференции делегация на основе обмена мнениями, учета различных мнений вырабатывает свои тактические шаги и либо прямо осуществляет их, если они соответствуют общей линии директив, либо, если нужно менять эту линию, согласовывает такие изменения с центром и получает соответствующие указания.

Веб-конференции являются совокупностью технологий и инструментов, используемых для проведения совместной работы, встреч и деловых переговоров в режиме реального времени посредством использования сети интернет. Широкие возможности проведения таких встреч позволяют пользователям сети, находясь в разных точках, осуществлять совместную работу с документацией и программным обеспечением, просматривать видеоматериал и различные изображения, а также проводить презентации. Для многих людей крайне важна синхронность просмотра сайтов и приложений, поэтому для них использование технологии веб-конференции является достаточно верным решением. Отличительная особенность ее проведения заключается в том, что все участники могут осуществлять общение, находясь на собственном рабочем месте.

Благодаря функциональным возможностям программного обеспечения, различают несколько видов и типов веб-конференций. Прежде всего, следует сказать, что система видеоконференцсвязи представлена различными форматами общения, определяемыми потребностями ее участников, их количеством, а также отводимой им роли. Так, например, человек может быть как «спикером» (то есть говорящим), так и «слушателем». Различают такие основные виды видеоконференций, как селекторное совещание, онлайн-конференция, видеозвонок и симметричная видеоконференция групповой направленности. Каждый из перечисленных видов отличается своими преимуществами и отличиями, о которых будет рассказано далее.

Сервисные возможности веб-конференций могут в себя включать такие инструменты, как получение совместного доступа к экрану либо каким-то отдельным приложениям. Такой сервис получил название «screen sharing». В режиме «whiteboard» участники получают доступ к интерактивной доске. Для синхронного просмотра интернет-страниц, получившего название «co-browsing», демонстрации презентаций, мониторинга присутствия участников, аннотации экрана, текстового чата, интегрированной VoIP-связи и видеоконфенецсвязи и проводят веб-конференции.

Помимо указанных, нередко используются такие сервисы, как возможность смены ведущего, получение доступа над клавиатурой и мышью, осуществление модерации проводимых встреч, запись хода переговоров. Последний сервис достаточно полезен в тех ситуациях, когда участник не смог по каким-то причинам явиться на совещание. Нередко при проведении опросов или оценки пользуются обратной связью. С целью более качественно проведения совещания используется такой сервис, как планировщик. Кроме того, при помощи данного программного обеспечения можно приглашать участников, что значительно сокращает материальные расходы на оплату дорогостоящих телефонных звонков.

Персональные видеозвонки через интернет

Персональная видеоконференция (по схеме "точка-точка"). Самый элементарный тип видеоконференций, позволяющий двум участникам конференции через Интернет свободно и на равных правах общаться: не только слышать, но и видеть друг друга, а также обмениваться текстовыми сообщениями, фото-, аудио- и видеофайлами. Такой вид видеоконференции полностью заменяет очередную деловую встречу и существенно экономит Ваше время и деньги.

В телемедицине для организации консультаций чаще всего используется именно видеозвонок.

Симметричная групповая интернет-конференция

Следующий вид конференции через Интернет или локальную сеть - это симметричная групповая видеоконференция ("мультиконференция"). Данный тип видеоконференции позволяет на равных правах общаться одновременно нескольким участникам. Такой формат организации интернет-конференции полностью заменяет многостороннюю встречу, переговоры или семинарское занятие: участники прекрасно видят и слышат друг друга, обмениваются мнениями и могут коллегиально принимать решения.

Селекторное совещание

В селекторном совещании реализована схема видеоконференции на троих участников, каждый из которых играет свою роль: Выступающий (человек из зала), Докладчик и Ведущий интернет-конференции. В таком типе видеоконференций на троих активных участников может приходиться множество пассивных наблюдателей, каждый из которых на своем мониторе будет видеть именного того человека, которому в данный момент предоставлено право слова. Организация Интернет-конференции такого вида позволяет каждому из участников по разрешению Ведущего выступить с речью в качестве Докладчика или Выступающего из аудитории.

Веб-конференции через интернет

Этот вид интернет-конференций позволяет устраивать встречи и презентации в сети. Организация интернет-конференций такого типа как веб-конференция освобождает ее организаторов от необходимости арендовать помещение, а участников – от лишней траты времени на переезды. Это качество веб-конференции особенно важно, если гости приглашаются из других городов. Благодаря появлению веб-конференции организаторам презентаций и семинаров удается собрать более широкие аудитории слушателей, а участникам таких вэб-конференций - сэкономить время и деньги. Каждому из слушателей для участия в веб-конференции достаточно в условленное время находиться за компьютером, быть подключенным к сети и другим участникам интернет-конференции по технологии "клиент-сервер". Для просмотра презентации в вэб-конференции чаще всего требуется установка на персональный компьютер участника, помимо программы для интернет-конференций, таких дополнительных приложений как Java или Flash.

Вебинар

Частным случаем веб-конференции считается вебинар (Интернет-семинар) - особый вид видеоконференции, в котором пользователи не являются полноправными участниками. Образно говоря, в вебинаре есть "лектор" и "студенты". Лектор в данной интернет-конференции, как на настоящей лекции, наделен правом полноценного вещания, а также возможностью "контроля знаний" или получения вопросов из аудитории. Эти вопросы и ответы на них участники Интернет-конференции могут отправлять и получать через чат.

Итак, в заключение сделаем следующие выводы.

Конференция – одно из ключевых мероприятий в системе обмена информацией. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Выделяют различные виды конференций, среди них – научные, деловые (или бизнес-конференции), пресс-конференции, международные.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Она предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Причем это мероприятие, требующее серьезной подготовки и профессиональных усилий для его проведения. Поэтому при принятии решения о проведении конференции необходимо рассмотреть возможность ее замены другими мероприятием (презентацией, пресс-ланчем и пр.).

Цель конференции – открытое публичное общение со специалистами в данной области. При этом оно должно быть результативным - взаимовыгодным для всех сторон.

Конференция должна иметь разработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященные в рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следует настойчиво работать.

Многое зависит от «первого лица», выступающего в роли спикера. Если оно не способно вести публичную дискуссию, от конференции лучше на время отказаться.

В дни проведения конференции большую роль играет вспомогательный персонал, в задачу которого входит встреча и размещение в зале участников конференции, с предварительным внесением их фамилий в регистрационный список, а также проверка аппаратуры усиления звука и видеопрезентации.